Fête de la Science : Déclarer une opération ponctuelle

La gestion des projets proposés dans le cadre de la Fête de la Science s’effectue sur le site national de la manifestation. Ce tutoriel vous explique, pas à pas, comment déclarer une opération ponctuelle.

Un événement ponctuel est un événement qui présente une animation sur un lieu. Il peut être, ou non, organisé dans le cadre d’un évènement d’envergure.

Pour créer un évènement ponctuel :

• Connectez-vous à votre compte pour accéder à votre tableau de bord ;
• Cliquez sur le bouton “Ajouter un évènement ponctuel ou une animation” en haut à droite.

La création d’un événement ponctuel comporte 5 étapes. Votre avancement dans la procédure est indiqué par une barre de progression visible en haut de l’écran.

ÉTAPE 1 : INITIALISATION

L’étape d’initialisation permet de créer un nouvel événement ou de renouveler une opération déjà organisée lors d’une édition précédente :

• Pour créer un nouvel événement, cliquez sur le bouton “Nouvel événement”, puis “Suivant” ;
• Pour renouveler un événement, cliquez sur le bouton “Reconduction d’un événement” puis utilisez le champ de recherche pour le sélectionner. Cliquez sur “Suivant”.

Dans les deux cas, vous serez redirigé·e vers la deuxième étape, où vous devrez compléter l’ensemble des informations relatives à cette nouvelle édition.

ÉTAPE 2 : DESCRIPTION

L’étape de description permet de remplir les champs relatifs aux informations liées à votre événement. Si vous avez utilisé l’option “Reconduction d’un événement”, certains champs seront déjà renseignés mais vous pourrez les modifier si nécessaire.

La page de description permet de gérer les champs suivants : titre, sous-titre, image, type d’animation, capacité d’accueil, tranches d’âge, corps, intervenant·e·s et thématiques.

Après avoir renseigné l’ensemble des champs, cliquez sur le bouton “Suivant” pour accéder à la troisième étape. Si vous devez revenir à l’étape précédente, cliquez sur le bouton “Précédent”.

ÉTAPE 3 : INFORMATIONS PRATIQUES

Cette étape permet d’ajouter les détails de programmation de l’événement : lieu, dates et horaires, contacts et modalités de réservation, accessibilité et type d’équipement spécifique.

Après avoir renseigné l’ensemble des éléments, cliquez sur le bouton “Suivant” pour passer à la quatrième étape.

Attention. Si votre opération ponctuelle s’inscrit dans un évènement d’envergure, prenez contact avec la coordination afin d’obtenir les informations pratiques à saisir dans cette étape.

ÉTAPE 4 : PRODUCTION

Cette quatrième étape permet d’ajouter des informations liées aux structures impliquées dans l’organisation de l’événement :

• Le champ “Organisateur” permet d’indiquer si vous êtes, ou non, l’organisateur ou l’organisatrice de l’événement. Si non, vous devez intégrer ses informations et coordonnées à l’aide du champ de saisie.
• Les boutons “Ajouter un autre intervenant” et “Ajouter une unité de recherche” permettent d’associer d’autres structures à l’événement.

Après avoir renseigné ces éléments, cliquez sur le bouton “Suivant” et passez à la cinquième et dernière étape.

ÉTAPE 5 : ÉVÈNEMENT LIÉ

Cette cinquième étape permet d’indiquer si votre opération ponctuelle prend place au sein d’un événement d’envergure (Village des sciences, festival, parcours scientifique).

Si ce n’est pas le cas, cliquez sur la case “Non”.

Si c’est le cas, cliquez sur la case “Oui”, puis recherchez l’événement en question à l’aide du champ de saisie. Si l’événement n’est pas retrouvé, c’est qu’il n’a pas encore été créé par la coordination opérationnelle. Dans ce cas de figure, sauvegardez votre événement et prenez contact avec la coordination.

Le dernier champ “Enregistrer sous” permet de définir le statut de votre événement. Le statut “Brouillon” est défini par défaut. Grâce à ce statut, vous pourrez revenir ultérieurement pour modifier des éléments de votre fiche projet. Une fois toutes les informations remplies, vous pourrez passer votre projet en statut “En modération”.

Cliquez sur le dernier bouton “Enregistrer” pour finaliser la création de votre événement. Celui-ci est maintenant accessible depuis le tableau de bord de votre compte.

VOUS AVEZ UNE QUESTION ?

Pour vous accompagner dans chaque étape de votre démarche, la coordination régionale publie la nouvelle version du “Guide des porteur·se·s de projets” : un outil complet regroupant informations pratiques, conseils de médiation et fiches méthodologiques, disponible dès maintenant en téléchargement.

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Pour toutes questions concernant l'organisation d'une opération d'envergure ou d'une initiative locale, n'hésitez pas à contacter votre coordination territoriale de la Fête de la Science :

• Calvados, Manche et Orne
  Le Dôme - Guillaume Dupuy - 02 31 06 60 53

• Eure et Seine-Maritime
  Science Action Normandie - Marion Denorme - 02 35 89 42 27

Pour en savoir plus sur la Fête de la Science, en France et à l'international, rendez-vous sur www.fetedelascience.fr.

Crédits : Jane Gonzalez (Unsplash, Licence CC).

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